El Comité Local para la Prevención y Atención de Desastres, el Cuerpo de Bomberos de Popayán, la Policía Nacional seccional Cauca y la Secretaría de Salud municipal, serán los organismos encargados de prestar el servicio médico y de primeros auxilios, en caso de presentarse una eventualidad en los diferentes eventos que forman parte de los Carnavales de Pubenza. Igualmente se establecerá y coordinará el centro de comunicaciones interinstitucionales, se utilizarán 50 vallas para el cerramiento de los distintos conciertos  en los que actuarán grandes orquestas internacionales, nacionales y locales y se instalarán 50 baños portátiles para el servicio público.

Se tiene calculado quecerca de 20 mil personas, se harán presentes durante estos días, en el parque Carlos Alban, para disfrutar los concierto en el marco de la celebración del cumpleaños de Popayán y el inicio de los Carnavales de Pubenza 2012.